Met de WKR kunt u de vrije ruimte besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. De verstrekte vergoedingen aan uw medewerkers behoren wel tot het loon, maar dit hoeft niet altijd om loon in geld te gaan. Kerstpakketten zijn een vorm van loon in natura en vallen binnen de WKR.
U kunt een bepaald gedeelte van de totale fiscale loonsom belastingvrij besteden aan personeelsvoordelen. Dit gaat via de vrije ruimte binnen de WKR. Doordat u geen loonheffing hoeft te betalen over kerstpakketten, wordt het geven van een kerstpakket ineens een stuk aantrekkelijker. Het verstrekken van vergoedingen wordt dan ook makkelijker gemaakt door de WKR. Daarnaast kunt u de vrije ruimte heel eenvoudig berekenen over de totale fiscale loonsom. De vergoedingen en verstrekking van alle personeelsleden vallen onder deze vrije ruimte.
De vrije ruimte is het bedrag dat u per jaar onbelast mag uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen. Dit bedrag is uniek voor ieder bedrijf, aangezien dit afhankelijk is van de totale fiscale loonsom. De vrije ruimte is in 2025 2,00% bij een loonsom tot €400.000. Mocht uw fiscale loonsom meer dan dit bedrag zijn, dan heeft u over de rest nog vrije ruimte van 1,18%. Houd er rekening mee dat u niet meer dan dit bedrag uitgeeft. U betaalt namelijk een eindheffing van 80% over alles dat boven de vrije ruimte valt. De WKR maakt het hierdoor gemakkelijker om werknemers te belonen met een verstrekking zoals een kerstpakket.
Er vallen veel vergoedingen en verstrekkingen voor personeel onder de WKR. Het is echter wel belangrijk dat de kosten overeenkomen met de gebruikelijke kosten binnen jouw branche of voor bepaalde uitgaven. Met de gebruikelijkheidstoets wordt gecontroleerd of uw kosten binnen de WKR wel als normaal kunnen worden gezien. De kosten die meer dan 30% afwijken van de norm binnen jouw branche zullen niet meer gezien worden als gebruikelijk. Dit heeft dan ook een aantal gevolgen. Mocht het bedrag dat u uitgeeft aan een kerstpakket meer zijn dan de gebruikelijke norm plus de dertig procent, dan moet u het volledige bedrag opgeven als loon.
Er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die u onbelast mag verstrekken zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Dit zijn de nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen en het noodzakelijkheidscriterium.
Nihilwaarderingen vallen niet onder de vrije ruimte van de WKR. Deze kosten gaan over standaard werkvoorzieningen, zoals consumpties voor op kantoor of werkuitrusting. U hoeft hier geen belasting over te betalen.
Gerichte vrijstellingen zijn de vergoedingen en verstrekkingen waarover geen belasting betaald hoeft te worden én die niet vallen onder de werkkostenregeling of nihilwaarderingen. Denk hierbij aan een reiskostenvergoeding of het betalen van een cursus.
Deze vergoedingen en verstrekkingen worden gezien als essentieel op de werkplek. Deze dingen kunnen echt niet ontbreken zonder het werk tot last te zijn. Denk hierbij aan computers of specifiek gereedschap.
De vrije ruimte berekent u door 2,00% van de loonsom tot €400.000 te nemen. Is uw loonsom hoger dan dit bedrag? Dan kunt u hier nog 1,18% van het resterende bedrag bij optellen. Wij lichten graag een paar rekenvoorbeelden voor u uit:
Stel dat de totale loonsom €350.000 bedraagt. De vrije ruimte bedraagt dan €350.000 x 2,00% = €7.000.
U mag in 2025 dus €7.000 onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte.
Stel dat de totale loonsom €700.000 bedraagt. De vrije ruimte bedraagt dan (€400.000 x 2,00%) + (€300.000 x 1,18%) = €8.000 + €3.540 = €11.540.
Over giften, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken moet omzetbelasting betaald worden. Deze belasting is aftrekbaar binnen de vrije ruimte, maar tot op zekere hoogte. Er geldt namelijk een drempelwaarde van €227 exclusief btw per ontvanger per boekjaar. U mag alleen de btw aftrekken als de uitgaven niet hoger zijn dan dit drempelbedrag. Komt u bij een deel van uw werknemers wel boven het bedrag en bij een ander deel niet? Dan mag u de btw alleen aftrekken over de kerstpakketten bij de werknemers onder het drempelbedrag. Door de complexiteit en de gevolgen van de regels, raden wij altijd aan om advies te vragen bij een fiscaal adviseur of boekhouder. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de informatie die op deze pagina te lezen is. Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor een duidelijke uitleg over de WKR.
Zolang de uitgaven van de kerstpakketten binnen de vrije ruimte van de WKR vallen, zijn de kerstpakketten belastingvrij. Val je buiten de vrije ruimte? Dan moet je over het resterende bedrag 80% belasting betalen.
Uitgaven die binnen de vrije ruimte vallen zijn onbelast. U betaalt dus geen loonbelasting binnen de vrije ruimte.
Dit is afhankelijk van de vrije ruimte die u heeft. Deze is gemakkelijk te berekenen. In 2025 bedraagt dit 2,00% van het totale fiscale loon tot €400.000. Is het fiscale loon hoger dan dit bedrag? Dan kunt u over dit bedrag nog 1,18% optellen bij de vrije ruimte.
Ja. De verzendkosten behoren namelijk tot de totale waarde van de kerstpakketten. Deze moeten dus ook meegerekend worden in de vrije ruimte.
Zolang deze plaatsvinden op de werkplek zijn ze onbelast, net als de consumpties die u aanbiedt. Bedrijfsfeesten op een andere locatie en de consumpties die hier worden gegeven, vallen daarentegen wel binnen de vrije ruimte en onder het belastbaar loon van de werknemer.
Er zit een verschil tussen maaltijden en consumpties. Mochten de maaltijden onderdeel uitmaken van verblijfskosten, dan zijn ze onbelast zonder ten koste te gaan van de vrije ruimte. Maaltijden door overwerk of koopavonden, bijvoorbeeld, zijn belast loon voor de werknemer. Deze maaltijden kunt u als werkgever vergoeden en in de WKR onderbrengen. Consumpties zijn een stuk kleiner. Consumpties op de werkplek zijn onbelast en vallen niet onder de vrije ruimte.
